Людмила, добрый день! Вопрос оптимизации деятельности через ее структурирование и технологичность является самостоятельной специальностью. Ею занимаются специалисты в области управленческого консультирования, коучеры. Эта часть Вашей проблемы лежит за плоскостью собственно психологических проблем. Попробуйте обратиться к консультанту.
С наилучшими пожеланиями.